Tweede groep Schrijfcoaches gemeente Utrecht aan de slag met Gastvrije Taal

schrijfcoaches gemeente Utrecht

Twee groep Schrijfcoaches gemeente Utrecht

Schrijfcoaches bij de gemeente Utrecht helpen gevraagd en ongevraagd collega’s betere teksten te maken. Dit is de tweede groep met wie we in vier sessies hard hebben gewerkt aan Gastvrije Taal (B1 + nadruk op de relatie met de lezer) en aan coachingtechnieken. Hoe sturend kun je zijn als coach? Dat hangt van de collega met wie je in gesprek bent af, en van jezelf.

‘Wat is De Bedoeling?’, vragen de Schrijfcoaches

Belangrijke ingrediënten van een succesvol gesprek zijn een positieve grondhouding en het stellen van de belangrijkste vraag: ‘Wat is De Bedoeling?’ Laat je inhoudseigenaar vertellen wat zij of hij bedoelt en wil bereiken, dan heb je de basis voor een gastvrije boodschap. Kijk vervolgens in hoeverre die Bedoeling de ruimte krijgt in de tekst. Ideaal is dat de collega zelf de tekst aanpast en nog even laat zien. Dan ben je socratisch aan het coachen: je helpt je gesprekspartner zelf de boodschap beter op te schrijven. Ga jij als coach de tekst redigeren, dan ben je schrijfcoach-redacteur; dat is soms een uitstekende manier om teksten beter en gastvrijer te maken.

[Uit het Handboek Schrijfcoach (bètaversie)]

Je komt een niet-gastvrije tekst tegen.

Wat doe je dan, als Schrijfcoach?

 1          Je gaat in gesprek met de auteur van de tekst (of de eigenaar van de inhoud).

2          Je vraagt: Wat is De Bedoeling? Wat wil je vertellen en: wat moet de ontvanger doen?

3          Je luistert, vat samen en formuleert de kernboodschap in gewonemensentaal.

4          Ga na of jouw weergave klopt.

5          Je buigt je samen over de tekst en kijkt waar de kernboodschap staat en hoe die is opgeschreven.

6          Spreek af ‘wie doet wat’

7          Geef aanwijzingen over de taal en structuur van de tekst. Spreek af wat de volgende stap is. Bied aan om de volgende versie te lezen en te beoordelen, dat kan gewoon via de mail. Let wel: wanneer je aanbiedt om de tekst te herschrijven, ben je niet alleen schrijfcoach maar ook redacteur. Vraag je goed af of jij dat wilt. Bespreek dit ook met je collega-schrijfcoaches.

8          Afronden: oude en nieuwe tekst bewaren en delen met je collega-schrijfcoaches. Houd bij hoe vaak je als schrijfcoach actief bent geweest. De projectleiders verzamelen deze gegevens om aan budgethouders te laten zien welke rol wij spelen in Gastvrije Taal en vooral: welke resultaten we bereiken.

 

 

 

‘Moeten’ moet kunnen (als de context duidelijk is en er een voordeel voor de lezer is)

Moeten, kun je dat gewoon gebruiken? Als ik in een schrijftraining vraag ‘van welk woord krijg je kriebels’ dan scoort ‘moeten’ altijd hoog. ‘Het is zo onvriendelijk’ hoor ik dan, of ‘als je mij zegt dat iets moet, doe ik het niet…’ Ik heb niet zoveel moeite met moeten.

Moeten in de trein: context en voordeel zijn duidelijk

Neem nou de trein. Op het balkon – zo heet het halletje waar je binnenkomt – vind je de gedragsregels voor de reiziger. Onder het icoontje van de stiltecoupé (die Stiltezone blijkt te heten) vond je tot voor kort de tekst

In de Stiltezone moet het echt stil zijn: de NS heeft geen moeite met moeten.

Moeten in de trein: ‘In de stiltezone moet het echt stil zijn’.

‘In de stiltecoupé moet het echt stil zijn.’

Helder, duidelijk en lekker kort. Iedereen snapte het. ‘Moeten’ niet erg meer, omdat de zin opent met een schets van de context (‘In de stiltecoupé…’) en omdat de mededeling een duidelijk voordeel bevat. Want je wilt niet dat je in de Stiltecoupé op een beller toe moet stappen met de mededeling ‘Dit is een Stiltecoupé…’ maar gewoon ongestoord doen wat je wilt doen, terwijl je kedengkedeng door het landschap zoeft. Je wilt dat iedereen in de Stiltezone gewoon stil is.

 

[De Stiltezone is sinds 2016 onderdeel van de Werken en rustzone]

Moeten bij de Belastingdienst: duidelijke context, helder voordeel

Nog een voorbeeld. De Belastingdienst stuurt voorlopige aanslagen. Als je die voor een bepaalde datum in één keer betaalt, krijg je korting. Daar hoort wel een voorwaarde bij:

‘Als u betalingskorting wilt dan moet op 28 februari 2018 € 1428 op de rekening van de Belastingdienst staan.’ Ook hier geldt: er is niks mis met ‘moeten’ want de context is duidelijk, net als het voordeel voor de lezer.

Voor de mensen die denken dat ‘dienen’ een bruikbaar alternatief is voor ‘moeten’: dat is niet het geval. ‘Dienen’ is ouderwetsch en militaristisch. Je zet de klok qua taal vijftig jaar terug en bovendien roept dienen al gauw een lijdende vorm op, en zoals lezers van dit taalblogje weten is dat ongewenst. Immers, ‘de lijdende vorm dient vermeden te worden.’ Dus: als het echt moet, gebruik je gewoon ‘moeten’.

Smoothie bij La Place: uit welk jaar is deze tekst, denk je?

“De smoothie komt oorspronkelijk uit Florida. Je vindt ‘m nu bij La Place: een lekker romige opkikker voor ieder moment van de dag. Verhoogt je weerstand, helpt tegen de stress van een druk bestaan. Bereid uit onbespoten fruit en sorbetijs waar we geen onnatuurlijke geur- of smaakstoffen aan toevoegen. Puur, vers en gezond.”

Roze lifeguard huisje Miami beach

Uit 2004. Toen bestond La Place nog (als onderdeel van V&D) en was de smoothie hip and happening.

 

De derde druk komt eraan

Ik schiet lekker op met de nieuwe versie van Het nieuwe schrijven. Over een tijdje is de derde druk verkrijgbaar in de webshop.

Kun je niet wachten, probeer dan een tweedehands exemplaar – al vanaf € 9,90 (Grappig dat er ook een aanbieder is die de tweede druk verkoopt voor een prijs die hoger ligt dan de originele prijs.)

Cover boek 'Het nieuwe schrijven' van Dolf Weverink

Cover ‘Het nieuwe schrijven’

Letters trillen los door Vlaamse kasseien

„Het is gewoon belangrijk om in het begin van het jaar al een aansprekende koers te winnen”, benadrukt Van Avermaet, die overal waar hij een rugnummer opspelt het uiterste uit zichzelf wil halen.”

Dat moet natuurlijk ‘opspeldt’ zijn, dat weten ze heus wel bij Telesport, maar die d is eraf gerammeld door de kasseien. Want dit weekend begint het seizoen met Omloop het Nieuwsblad (vorig jaar gewonnen door Greg Van Avermaet) en (op zondag) Kuurne-Brussel-Kuurne.

Iedereen die wel eens in Vlaanderen gefietst heeft weet het – door het gerammel raak je zomaar een bidon kwijt, een pomp, of een d…

Wielrenner Greg Van Avermaet van BMC.

Greg Van Avermaet van wielerploeg BMC. Foto AFP op telesport.nl

Filmpje over Begrijpelijke taal: ‘je moet je lezer helpen’

Begrijpelijke taal. Op de schermen in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht was dit filmpje te zien. Een oproep om geen rode-ballen-zinnen meer te schrijven, maar Begrijpelijke Taal!

Shot uit filmpje over Begrijpelijke Taal

Dolf in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht. ‘Je moet je lezer helpen!’

[Uit het Werkschrift Gastvrije Taal]

Waarom is begrijpelijke taal belangrijk?

Begrijpelijke taal is belangrijk, omdat we gastvrijheid belangrijk vinden. We willen dat inwoners, ondernemers en bezoekers zich welkom voelen in Utrecht. Over onze onduidelijke brieven verschijnen tweets en van bewoners horen we dat zij de teksten op onze gemeentelijke website www.utrecht.nl niet altijd begrijpen. Voor de gemeenteraad was dat een reden om de motie ‘Begrijpelijke overheidsinformatie voor iedereen’ aan te nemen. Initiatiefnemer is raadslid Selma Bas (D66): “30% van de Utrechters begrijpt onze teksten op de website niet. Dat is vervelend en bovendien kost het geld. Iedereen moet begrijpen wat we schrijven, bijvoorbeeld over veranderingen in de zorg. Tijd voor klare taal dus.”

De opdracht van de raad aan het college is: “Ervoor zorg te dragen dat alle brieven, wijkberichten en informatie en formulieren op de gemeentelijke website maximaal op het taalniveau B1 worden geschreven”.

Wat doen we vanaf nu anders?

Onze opdracht is duidelijk: begrijpelijke taal voor iedereen op B1-niveau. Gastvrije Taal dus. En dat betekent kort, duidelijk en direct, vriendelijk schrijven. Kortom: teksten zoals je die zelf wilt ontvangen van jouw gemeente of (zorg)verzekeraar. Alle medewerkers van de gemeente Utrecht moeten duidelijke taal gebruiken: aan de telefoon, in e-mails, brieven, wijkberichten en op de website.

Hoe doen we dat?

We doen dat door deze Tien tips voor Gastvrije Taal toe te passen in al onze teksten.

1 Zet je belangrijkste boodschap bovenaan.

Schrijf gewonemensentaal.

3 Wissel korte en langere zinnen af.

4 Schrijf actief, vermijd de lijdende vorm.

5 Verdeel de tekst over alinea’s waarin je telkens één onderwerp bespreekt.

6 Gebruik tussenkoppen.

7 Wees vriendelijk, maar blijf professioneel.

8 Gebruik afbeeldingen, illustraties of foto’s om duidelijk te maken wat je bedoelt.

9 Laat jouw tekst door een ander lezen.

10 Gebruik de Schrijfwijzer die je op intranet vindt (in de Communicatiewinkel).

Wanneer zijn we tevreden?

We zijn tevreden wanneer het aantal Utrechters, dat zegt ”ik snap jullie teksten niet” gedaald is. En nu aan de slag!

Piramidaal schrijven: het belangrijkste bovenaan

Piramidaal schrijven begint met een kop van 50 tot 60 tekens (inclusief spaties en leestekens) die de kern van je tekst weergeeft. Zoals een journalist dat doet. Vervolgens schrijf je een lead: de essentie van je stuk in twee à drie korte zinnen, samen niet meer dan 155 tekens (inclusief de spaties en leestekens). Je voegt er een beeld aan toe dat laat zien wat je bedoelt.

Zo help je je lezer. En jezelf, omdat je je concentreert op de kern van je tekst.

[1=kop] Piramidaal schrijven: je kernboodschap bovenaan (47)

Piramidaal schrijven: het belangrijkste bovenaan

Piramidaal schrijven: het belangrijkste bovenaan.

[2=beeld]

[3 = lead] Dan vat je in twee à drie korte zinnen de essentie van je tekst samen en voeg je een beeld toe. Zo ziet de lezer direct waar jouw tekst over gaat. (147)

[dan de >leesverder]

 

Niet zo…

Communicatie met de burgers     In het kader van het programma ‘éducation permanente’ en vanwege het toenemende belang dat de gemeente Polderadeel toekent aan online communicatie met de burger, wordt een traject ingezet dat mikt op verdere competentieontwikkeling van ambtenaren op het gebied van het schrijven binnen de omgeving van online publicatieprogramma’s. Om tot een uitgebalanceerd programma te komen, heeft de concerndirectie de afdeling communicatie gevraagd een eerste pilot te ontwikkelen, waarvoor nu kandidaten gevraagd worden. Om te komen tot een representatieve vertegenwoordiging, acht de stuurgroep het wenselijk tot een gelijke vertegenwoordiging uit alle geledingen van de gemeentelijke organisatie te komen. Daartoe wordt iedereen die deel wil nemen uitgenodigd zich elektronisch aan te melden bij Bianca Scheffer. Het tijdsbeslag zal zich beperken tot een drietal uren in de ochtend. De sessie vindt plaats in week 3 ten stadhuize. Gepoogd wordt op de dinsdagmiddag van 13.30 tot 16.30 uur de groep bij elkaar te krijgen, waarbij de groepsgrootte de 15 deelnemers niet mag overstijgen. Uw reactie zien wij gaarne tegemoet, voorzien van een relevante argumentatie. Bij uiteindelijke plaatsing, zal uw leidinggevende nog om permissie gevraagd worden.

Maar zo!

Training schrijven voor internet – doe je mee? [kop van 46 karakters inclusief de spaties en leestekens]

Wil jij beter leren schrijven voor internet? Doe mee aan de training. In één middag leer je goede teksten schrijven en publiceren op onze site. [143 karakters]

Schrijftraining - illustratie Niels Popkema www.nielspopkema.nl

[beeld www.nielspopkema.nl]

[Leesverder] De ervaringen die we in deze pilot-training opdoen, vormen de basis voor de gemeentebrede trainingen. Die starten in december. Trainer is José van Bladeren, hoofd media.

wat                  pilot werken met het nieuwe CMS (content management systeem)

waarom           beter leren schrijven voor internet

wanneer          dinsdag 17 januari 2018, 9.00 – 12.00 uur

waar                stadhuis, zaal 03

aanmelden       mail naar mailto:b.scheffer@polderadeel.nl Licht toe waarom je wil deelnemen.

groep              maximaal 15 deelnemers (deelname onder voorbehoud van akkoord door je leidinggevende)

 

 

Gastvrije taal en 50 rode ballen – wat hebben ze met elkaar te maken?

Gastvrije Taal en rode ballen hebben veel met elkaar te maken. Want in de 50 rode ballen vonden de deelnemers aan de workshops een getal dat hoorde bij een van de 50 foute zinnen aan de waslijn. En met die foute zinnen gingen ze aan de slag.

Gastvrije taal en 50 rode ballen

de 50 rode ballen bevatten onduidelijke, ambtelijke, ongastvrije zinnen

(Dolf gaf bij de gemeente Utrecht de Workshop ‘Gastvrije Taal in 30 minuten’.)

Wat voor zinnen ?

Ambtelijke zinnen, juridische zinnen, beleidstaal: van alles wat. Maar stuk voor stuk zinnen die niet begrijpelijk en niet gastvrij zijn. Dat moet dus anders.

 

Wat was de opdracht?

De opdracht was om de zinnen te herschrijven in B1-taal. Dat staat in de motie die door de gemeenteraad is aangenomen. B1-taal is taal die 90 tot 95 procent van de inwoners van Utrecht begrijpt.

 

Gastvrije taal: de waslijn met 50 moeilijke zinnen

Hoe zien de herschreven zinnen eruit?

Veel beter. Deelnemers hebben langere zinnen verdeeld in kortere zinnen, lijdende vormen actief gemaakt. Soms heb je om begrijpelijk te schrijven wat meer woorden nodig. ‘Melding buitenruimte doen’ of ‘Identificatieplicht’ zijn wel heel kort, maar doordat er geen werkwoorden in zitten, snap je het niet.

‘Graag uw paspoort of rijbewijs meenemen’ is veel duidelijker. En wat is ‘buitenruimte’? Sommige zinnen waren zo ingewikkeld en onduidelijk dat deelnemers hun rode kaart trokken, dan mochten ze een nieuwe rode bal pakken.

Is 30 minuten niet veel te kort?

Een half uur was precies goed. Na een korte toelichting op de Tien tips voor Gastvrije Taal gingen de deelnemers hard aan het werk met de vijftig zinnen.

Reacties van deelnemers

‘Bizar dat er zoveel moeilijke woorden en ingewikkeld geformuleerde zinnen worden gebruikt in de communicatie.’

‘Iets wat zo simpel lijkt – namelijk in “gewone mensentaal” je verhaal opschrijven- is lastig om te doen.’

Deze twee reacties van deelnemers aan de workshop Gastvrije Taal in 30 minuten slaan de spijker op zijn kop. Wat een onzin eigenlijk, om zulke moeilijke teksten te maken. En wat is het eigenlijk lastig om in gewonemensentaal op te schrijven wat je wilt zeggen.

In alle vier groepen kwamen deze reacties voor. Wat we ook hoorden was: een half uur is te kort. Dat begrijp ik, zelf drie uur is nog te kort om het echt in de vingers te krijgen. Maar het goede nieuws is dat steeds meer mensen snappen dat het gewoon moet. Niet alleen omdat de gemeenteraad het wil, maar ook omdat je inwoners brieven en andere teksten wilt sturen zoals je ze zelf ook zou willen ontvangen. En dat we er nu met z’n allen mee bezig zijn, is ook goed nieuws.

Resultaten van een schrijftraining borgen

De resultaten van een schrijftraining borgen, hoe doe je dat? Een goede vraag. Bij woningcorporatie Laurentius in Breda kregen (bijna) alle medewerkers een schrijftraining. In twee sessies werkten we aan ‘teksten om in te wonen’ – duidelijk, vriendelijk en correct. En aansluitend kreeg iedereen de gelegenheid om een brief, nieuwsbrief of andere tekst aan mij voor te leggen. Dat noemen we de Brievenwasserette. Vaak is een voorwasje voldoende, soms moet ik wat meer wasmiddel en een beetje wasverzachter toevoegen. Logo Brievenwasserette

Gastvrije taal

Hoe schrijf je een goede brief als antwoord op een klacht? Voor de gemeente Utrecht geven Hans Vos en Dolf Weverink trainingen (Nog) Betere Brieven Schrijven.

Welkom prosos.nl

[bron: prosos.nl]